Manuel de l'Utilisateur Kezia II

RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) :

☝Attention, Kezia II n'est pas un logiciel "certifié RGPD", il intègre seulement quelques exigences concernant la gestion des clients. C'est à vous de mettre en place toutes les procédures RGPD dans votre commerce.

Kezia II vous permet d'appliquer :

•Le droit d'opposition du client (contrôle du consentement) :

À la création de sa fiche, vous devez demander au client s’il accepte :

- d'être démarché par courrier.

- d'être démarché par e-mails.

- d'être démarché par SMS.

- de bénéficier de la fidélité.

Dans Kezia II, cliquez sur  puis

Une fois dans sa fiche, cochez les cases correspondant à ce que le client accepte :

Une case non cochée entraîne le blocage du client dans les fenêtres concernées (courrier, e-mailing, SMS...). L'édition de la fiche  s'en trouvera également modifiée (si Recevoir Courrier non cochée, l'adresse n'apparaîtra pas à l'impression de la fiche client).

•Le droit à l'oubli du client :

oFonction manuelle : Kezia II intègre une fonction permettant d’appliquer ce droit en anonymisant le client. Le bouton  peut être utilisé immédiatement, à la demande du client.

▪Concrètement, les données de la fiche client sont effacées, y compris les rubriques Site et Contact.

▪Le nom est anonymisé (par exemple Durant Pierre deviendra DXXX PXXX) mais l'IDCli et le code postal sont conservés.

▪L'enregistrement est verrouillé et marqué bloqué. Le client ne pourra plus être utilisé.

▪Le solde du client est contrôlé à l'anonymisation : le logiciel proposera la régularisation des commandes avec acompte et des factures non réglées.

oFonction automatique : Kezia II prend en compte la durée maximale de conservation des données. Cette période (en années) est modifiable dans le menu Fichier -> Paramètres -> Configuration F9 -> Clients / Options Métiers / Fournisseurs rubrique Clients Options  Par défaut, la durée est réglée sur trois ans.

     Cette fonction permet  d'automatiser le droit à l'oubli pour tout client n'ayant eu aucune activité depuis trois ans. Un message apparaîtra en bas de la page d'accueil du logiciel pour vous le rappeler :

Cette fenêtre s'ouvre :

▪Commencez par faire une sauvegarde avec  car toute anonymisation est irréversible.

▪Cliquez sur

▪Choisissez le filtre qui vous convient :

• permet de n'afficher que les clients ayant un solde à zéro (l'information du solde client est dans sa fiche). Rappel : le solde est la différence entre les factures du client et ses règlements. Si le client a bien réglé toutes ses factures, son solde sera à zéro. S'il est négatif, le client vous doit de l'argent ; s'il est positif, c'est vous qui lui en devez.

oUne fois la liste affichée, vous pouvez lancer l'anonymisation avec

• permet de n'afficher que les clients ayant un solde différent de zéro. Vous obtiendrez la liste des clients à régulariser manuellement, au cas par cas.

oUne fois la liste affichée, vous pouvez lancer l'anonymisation avec

☝Conformément à ce qu'exige la loi, les anciennes factures du client comporteront les mentions obligatoires (dont le nom et le prénom) qui doivent demeurer inchangées.

•Le droit à la portabilité des données clients :

       Un client peut vous demander un fichier contenant ses données. Il est possible d'exporter une fiche client au format .csv

       

       Dans la fiche du client, cliquez sur  : 

Le fichier ainsi produit sera stocké dans \\KeziaDocuments\ et aura comme nom Fiche_client_000000003 (pour la fiche client 3 par exemple). Vous pourrez l'ouvrir et l'imprimer avec un tableur, le bloc-notes de Windows ou encore WordPad...

Dans le listing clients, vous avez la possibilité de trier les clients en fonction de leurs choix RGPD.

(v10C.0004)